Vocabulaire du secrétariat en langue arabe
Le secrétariat ( الأمانة العامة/ السكرتارية)
Dans de nombreux cas, le/la secrétaire (سكرتار) « sikirtar » fait souvent office d’intermédiaire entre son supérieur et les clients ou les employés de la société.
C’est un métier polyvalent qui nécessite un forte capacité d’adaptation.
Le/La secrétaire doit :
- Maîtriser les principaux outils de bureautique (ادوات مكتب) «adawat almaktab »
- Avoir une orthographe irréprochable (تهجئة خالية من العيوب) « tahjiat khaliat min aleuyub »
- Démontrer de bonnes qualités rédactionnelles ( مهارات الكتابة) «maharat alkitaba »
Être autonome ( مستقل بذاته) «mustaqilun bidhatih » , organisé (منظم) « munazam », méthodique (منهجي) «manhaji », discret (متحفظ) «mutahafiz » , avoir une bonne présentation (لائق المنظر ) « layiq almanzar » et un esprit d’initiative (روح المبادرة) « ruh almubadara ».
Le/la secrétaire a pour mission la gestion des tâches administratives (إدارة المهام الإدارية ) «’iidarat almahami al’iidaria » suivantes vis-à-vis de son supérieur ou de son service :
Organiser l’agenda (تنظيم جدول الأعمال) « tanzim jadwal al’aemal »
Planifier les déplacements et les voyages (يرتب التنقلات والرحلات) « yuratib altanaqulat walrihlat »
Planifier des rendez-vous, les réunions (جدولة المواعيد والاجتماعات) « jadwalat almawaeid walaijtimaeat »
Assurer l’accueil téléphonique et physique (يؤمن الإستقبال الهاتفي و إستقبال الزوار) «yuamin al’iistiqbal alhatifia waistiqbal alzuwaar »
Orienter les personnes selon leur demande (توجيه الناس حسب طلبهم) « tawjih alnaas hasab talabihim »
Rédaction du courrier (كتابة البريد) « kitabat albarid »
Mise en forme de documents (تنسيق المستندات) « tansiq almustanadat »
Gérer les plannings (إدارة الجداول) « ‘iidarat aljadawil »
Photocopier les documents pour les employés (نسخ المستندات للموظفين) « nusakh almustanadat walsadad »
Réception et distribution du courrier, des e-mail et fax (استقبال وتوزيع البريد والبريد الإلكتروني والفاكس) « astiqbal watawzie albarid walbarid al’iilikturunii walfakis »
Gestion des stocks et approvisionnement en fourniture de bureau, matériel de bureau (إدارة المخزون وتوريد اللوازم المكتبية ، والمعدات المكتبية) « ‘iidarat almakhzun watawrid allawazim almaktabiat , walmueadaat almaktabia »
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Exemples de situations professionnelles dans lesquelles intervient généralement un secrétaire :
Le/la secrétaire assure la réception téléphonique, filtre les appels, répond aux demandes de renseignements :
Bonjour Monsieur, comment puis-je vous aider ?
(مرحبا سيدي كيف يمكنني مساعدتك؟)
Bonjour, vous êtes bien au bureau de M. Dubois, Stéphanie à l’appareil. Que puis-je faire pour vous ?
(مرحباً ، أنت في مكتب السيد دوبوا ، ستيفاني تتحدث. ما الذي يمكنني أن أفعله من أجلك ؟)
Je regrette mais M. Robert n’est pas disponible actuellement. Souhaitez-vous laisser un message ?
(أنا آسف ولكن السيد روبرت مشغول حاليا. هل ترغب في ترك رسالة؟)
Le/la secrétaire accueille les visiteurs :
Bonjour je suis Alexandra, la secrétaire de M. Martin. Patientez dans la salle d’attente svp, je vais l’informer de votre arrivée.
(مرحباً ، أنا الكسندرا ، سكرتيرة السيد مارتن. من فضلك انتظر في غرفة الانتظار وسأبلغه بوصولك)
Souhaitez-vous boire quelque chose ? Nous avons du thé, du café, de l’eau ou un soda.
(هل تريد أن تشرب شيئا؟ لدينا شاي أو قهوة أو ماء أو مشروب غازي.)
Veuillez me suivre s’il vous plaît, je vais vous conduire à la salle où se tiendra votre réunion.
(من فضلكم تابعني ، سوف أقودك إلى الغرفة التي سيعقد فيها اجتماعكم.)
Le/la secrétaire gère l’emploi du temps de son supérieur et organise ses rendez-vous :
Je regrette mais M. Martin n’est pas disponible le vendredi. Est-ce que le lundi ou le mardi vous conviendrait ?
(أنا آسف ولكن السيد مارتن مشغول يوم الجمعة. هل يناسبك يوم الاثنين أو الثلاثاء ؟)
Oui, parfait. J’ai bien noté votre rendez-vous pour 9h30 le mardi, ici, dans nos bureaux.
(نعم ممتاز. لقد دونت موعدك في الساعة 9:30 صباحًا يوم الثلاثاء ، هنا في مكاتبنا.)
Je vais débuter une réunion, je vous rappelle plus tard dans la journée.
(آسفة سأبدأ اجتماعًاحالا ، سأعاود الاتصال بك لاحقًا اليوم)
Monsieur M. Martin a un rendez-vous à 14h à l’extérieur, donc pas au bureau.
(السيد مارتن لديه موعد الساعة 2 بعد الظهر خارج المكتب، لذا هو ليس هنا.)
Le/la secrétaire reçoit et transfert les e-mails :
Désolé, j’ai oublié la pièce jointe dans mon dernier mail.
(معذرةً ، لقد نسيت المرفق في رسالتي الإلكترونية الأخيرة.)
Dans quel dossier se trouve le document PDF que tu veux que je consulte ?
(في أي ملف يوجد مستند بدف الذي تريد مني الرجوع إليه؟)
Ces fichiers prennent trop de place, il faut absolument les compresser.
(تستهلك هذه الملفات مساحة كبيرة ، ومن الضروري ضغطها)
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